Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es el resumen de una tabla de datos de acuerdo a varios criterios que agrupados nos permiten la interpretación de estos, el contenido dinámico permite obtener diferentes totales a través de filtros

Para el desarrollo de este ejercicio debe descargar el siguiente documento, clic aquì para descargar
Ubicarse en la celda C8

Dar clic en el menú insertar, tabla dinámica

Se creará una nueva hoja con la tabla dinámica como nos indica la flecha azul, la flecha verde indica el espacio donde se mostrarán los datos de los campos configurados en la ventana que se indica con la flecha naranja

Para colocar los campos en la configuración deseada, se deben arrastrar y soltar en las áreas de la tabla dinámica indicado con la flecha naranja de la anterior imagen, arrastrar el campo producto en el área FILA como se indica en la siguiente imagen con la flecha naranja, al lado izquierdo se mostrará la información de la lista de productos

Arrastrar el campo tipo en el área COLUMNAS y cantidad en el área VALORES, el resultado de la tabla dinámica es como se muestra en la siguiente imagen:

Cuando se crean tablas dinámicas cada área tiene un filtro que permitirá mostrar cómo ocultar información de acuerdo a las necesidades de los informes a entregar o analizar, la flecha azul y verde muestran los filtros de cada una de las áreas configuradas en la tabla dinámica. como se indica en la siguiente imagen:

El área de valores permite calcular diferentes valores de acuerdo a las necesidades de los informes, la flecha negra muestra el área de VALORES y las azules indican que podemos arrastrar más campos a las diferentes áreas.

A continuación realizaremos otro ejemplo de tabla dinámica, clic aquí para descargar archivo.
Utilizando el archivo sugerido anteriormente de clic en la celda B9, e insertar una tabla dinámica como se indica en la siguiente imagen a través de las flechas azul y verde, luego clic en aceptar

OTRAS CONFIGURACIONES EN LAS TABLAS DINÁMICAS

A continuación colocar los campos en las áreas indicadas: en el área FILTROS arrastrar Nombre del Producto, tipo de producto en el área de FILAS, campo Procedencia en el área de COLUMNAS y el campo Existencia en el área de VALORES, quedando configurada la tabla dinámica como se muestra en la siguiente imagen indicado con las flechas:

Con los campos ubicados en el área de VALORES se pueden hacen cálculos personalizados o cambiar el tipo de cálculo, para ese seleccionar por ejemplo la celda del valor 191 me medios magnéticos de la columna CHINA, luego dar clic derecho del mouse, luego en resumir valores por, en este momento la tabla está realizando suma de los datos de existencias, ahora cambiemos promedio y inmediatamente se mostrarán los valores del cálculo seleccionado, como se muestra en la siguiente imagen a través de las flechas:

Obteniendo el siguiente resultado:

Cambiar de valor calculado a valores Min

A continuación vamos a mirar la opción de los filtros, en área de filtros de la tabla dinámica dar clic y seleccionar la información de audífonos, como se muestra en la siguiente imagen:

El resultado será el siguiente:

Con los filtros podemos hacer varias configuraciones, ahora seleccionaremos varios productos, como se indica en la siguiente imagen:

Mostrando el siguiente resultado:

Si deseamos crear una tabla con la información filtrada, podemos dar doble clic sobre uno de los valores y automáticamente se crea una hoja nueva con la información de la tabla filtrada, dar doble clic en el valor 95 del total general, como se muestra en la siguiente imagen:

el resultado es el siguiente:

Ahora restablecerá la tabla a las condiciones iniciales, se debe ir al filtro seleccionado y deshabilitar la casilla, seleccionar varios elementos, como se indica en la siguiente imagen:

Obteniendo el siguiente de resultado, dejando la tabla como inicialmente se tenía:

Cada área tiene filtros y podemos mostrar todo a los elementos que desee según sea el caso o la necesidad del informe, como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora realizaremos cálculos sobre los valores de la tabla dinámica, para ello debemos cambiar el campo del área de VALORES de las existencias por el de precio de venta, arrastrar este campo al área de VALORES como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora se debe quitar o deshabilitar el campo de existencias, para ello se debe deshabilitar la casilla:

El resultado será el siguiente:

Se incluirá el cálculo al valor precio de venta, el valor de precio con el IVA del 19%, para ello dar clic dentro de la tabla dinámica, luego clic en el menú ANALIZAR, Campos, elementos y conjuntos, clic en campo calculado:

Se mostrará la ventana para hacer el cálculo, en el espacio Nombre indicado con la flecha azul, cambiar el texto por Precio con IVA, dar clic en espacio Fórmula y borrar el cero, seleccionar el campo Precio Venta y luego clic en el botón insertar campo, digitar después el asterisco (*) más el valor 1,19, para que se cree el nuevo cálculo, como se indica con las flechas negras:

Mostrando el siguiente resultado:

Para dejar solo visible el cálculo del precio con IVA, debemos deshabilitar la casillo del Precio venta:

El resultado será el siguiente:

Ahora vamos a organizar la tabla para que se muestren varias categorías en la misma tablas para ello debemos ubicar los campos en el mismo orden como se muestran en la siguiente imagen:

Se mostrará el siguiente resultado:

también podemos cambiar el formato o aspecto de la tabla dinámica a través del menú DISEÑO, que se activa cuando nos ubicamos en la tabla dinámica, por lo que los invito a cambiar y observar los cambios al utilizar las diferentes opciones de menú:

Una vez configuradas las diferentes opciones del menú, logramos resultados como los siguientes:

Para actualizar la tabla dinámica, si se han modificado los datos de la base de datos , se debe dar clic derecho sobre la tabla dinámica y dar clic en actualizar, también se puede utilizando el menú ANALIZAR y dar clic en el botón actualizar, se modificara la existencia de los teclados de 57 a 300 unidades como se observa en la anterior imagen:

El resultado es el siguiente:

Ahora vamos crear una tabla dinámica de dos base de datos, clic aquí para descargar archivo, en este documento debemos convertir las bases de datos en tablas, para ello nos ubicamos en la celda B5, clic en insertar, tabla, aceptar:

En el recuadro de nombre de tabla escribimos inventario_existencias, podemos cambiar en estilo de la tabla el formato de la tabla:

Realizar lo mismo pasos con los datos de la hoja Precio venta:

Ahora dar clic en la hoja Inventario existencias, menú INSERTAR, tabla dinámica, como se va a unir o analizar dos tablas, activar la casilla agregar estos datos al Modelo de datos, clic en aceptar:

Para visualizar los campos de las dos tablas, debemos dar clic en panel derecho de configuración en DATOS, cambiar la organización de esta ventana dando clic en el botón herramientas como se indica con la flecha azul y verde, seleccionar y luego ampliar el tamaño de la ventana, ubicando el cursor en el extremo izquierdo donde cambia el icono del curor a una flecha de doble sentido y sosteniendo el botón del Mouse oprimido arrastrar hacia la izquierdo, como se indica en la flecha negra:

El resultado será:

Ahora se necesita asociar las dos tablas para que la tabla dinámica una los datos de forma acertada para el informe, para ello dar clic en el botón Relaciones, se mostrará la ventana administrador de relaciones:

Luego Clic en botón Nuevo, para relacionar las tablas lo vamos hacer a través del campo código, que es campo en común en las dos tablas y que permitirá asociar las dos tablas, configure la relación como se indica en la siguiente imagen:

Una vez creadas las relaciones se mostrará en la ventana, clic en cerrar:

Ahora colocamos los campos de la tabla inventario existencias, como se muestra en la siguiente imagen:

Si cambiamos el filtro de tipo de producto por software, se observará el siguiente resultado:

Las tablas dinámicas tienen otro tipo de características que permiten interactuar con ellas, ahora observaremos el funcionamiento de Segmentación de datos y escala de tiempo, para ver la función segmentación de datos, de clic en el menú ANALIZAR, insertar segmentación de datos, activar los campos que se indican y clic en aceptar:

El resultado será el siguiente, donde se muestran tres ventanas de filtro que al dar clic o seleccionar con la tecla mayúsculas (Shift) y el Mouse se observará de forma interactiva el resultado en la tabla dinámica:

Ahora utilizaremos la opción de Insertar escala de tiempo, es utilizara el campo fecha, clic en aceptar:

el resultado será el siguiente, al dar clic en cada uno de los meses la tabla dinámica cambiará, si deseamos ver el resultado de varios meses podemos seleccionar utilizando la tecla mayúsculas (Shift) y el Mouse se observará de forma interactiva el resultado en la tabla dinámica:

GRÁFICOS DINÁMICOS

Para crear gráficos dinámicos debemos dar clic en el menú ANALIZAR, gráfico dinámico, seleccionar el tipo de gráfico y clic en aceptar:

Para visualizar mejor el gráfico, sugiero mover esta a una hoja, dar clic al gráfico, luego en el menú DISEÑO, Mover gráfico, en hoja nueva dar nombre a la hoja como gráfico dinámico, clic en aceptar:

Los gráficos dinámicos tienen las mismas propiedades de configuración de las tablas, con los filtros podemos cambiar de forma rápida la visualización de los datos de forma inmediata: